Le Laboratoire

Conserver des documents numériques sur le long terme

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Hello le labo.

Dans le temps, on avait des fiches de paye, des documents papier divers, à conserver sur de longues durées. Aujourd'hui, on nous donne quasi tout en numérique, et se pose le souci de la conservation desdits documents.
Il y a plein de solutions qui ont quasi toutes le défaut d'être soit chères, soit non pérennes, soit conçues pour des entreprises, soit nécéssitant de faire appel à un tiers (ie, tout coller dans le cloud en espèrant que ca existe encore dans 15 ans, sans avoir oublié le mdp à cause d'alzheimer)

Quel support utiliser pour ca ?
-Les bandes nécéssitent d'acheter du matériel spécifique
-Les disques durs sont proie à la défaillance mécanique
-La durée de vie du cloud est incertaine, et sa confidentialité non garantie.
-Les CDs/DVDs semblent avoir des soucis de durée de vie, et regraver à chaque nouveau doicument va vite devenir un probleme.
-Les providers ne sont pas fiables, j'ai déja eu le cas du fournisseur de fiches de payes externes qui fait faillite (à l'étranger en plus, histoire de faire plus compliqué...), DTC pour récupérer quoi que ce soit des années après)

Quelle est la durée de vie d'une clé USB ou d'un SSD externe ? Ca pourrait être une solution simple, tout mettre dans 3 clés, une chez soi, une à la banque, une chez les enfants/parents/ailleurs. Mais il faut impérativement que ca tienne au moins 15 ans minimum. On parle la de fiches de paye, certificats de travail, feuilles d'impots etc, donc des documents importants mais représentant un faible volume.
Il y a plusieurs axes pour répondre à ta question.

Tout d'abord, tu as raison de te méfier des sociétés fournisseurs de service, mais il faut également réaliser qu'ils te permettent de te prémunir d'une perte en cas de catastrophe type incendie/inondation/vol...

Ensuite, par rapport aux médias physiques, la durée de vie peut être problématique. Mais c'est possible de résoudre ça : le RAID pour la redondance en cas de perte subite d'un disque, et la sauvegarde sur un autre support, de préférence à un autre endroit. Attention, le RAID n'est PAS une sauvegarde.

Enfin, un autre aspect important est la facilité à alimenter tes supports de stockage avec tes documents, et là, le coup de la clef USB dans un petit coffre à la banque c'est pas génial.

Pour moi, une solution assez sûre et assez abordable, c'est d'avoir un NAS chez toi, et un NAS ailleurs, avec un mécanisme de réplication. Ça nécessite une connexion internet convenable, mais dans la pratique c'est assez foolproof. Avec le RAID, tu peux te permettre de perdre un (ou plusieurs selon la conf) disque sur ton NAS, tu n'as rien perdu, et si tu perds un NAS, tu n'as toujours rien perdu. Tu peux éventuellement te payer un espace de stockage en ligne chez un gros provider afin de te donner une sécurité de plus.
Regarde le service Digiposte.

Tu a des synchros avec différentes administrations et plusieurs sociétés envoie directement les bulletins de paie sur ton compte (avec un système d'horodatage).
Digiposte répond a un corpus de norme sur la sécurité, la localisation des données ainsi que sur leurs accès a long terme.
Citation :
Publié par Ghainor/Rodrek
Regarde le service Digiposte.
Je connaissais pas, c'est privé ou public ? J'essaie de voir si c'est une partie privatisée de la poste et ca a l'air bien caché comme info.
Citation :
Publié par La Hutt Finale
On parle la de fiches de paye, certificats de travail, feuilles d'impots etc, donc des documents importants mais représentant un faible volume.
en plus du support il faut être capable de relire tes fichiers dans 15 ans, il faut privilégier des formats de type PDF/A par exemple qui embarque dans le fichier tout ce dont tu as besoin pour le relire ( polices d'écriture etc...)

PDF/A – Le PDF de conservation sans ambiguïtés Un fichier PDF/A contient toutes les fonctions nécessaires à sa reproduction visuelle et ne contient aucun élément pouvant endommager ou altérer celle-ci.

https://www.pdfa.org/wp-content/unti...rochure_fr.pdf
Citation :
Publié par La Hutt Finale
Quelle est la durée de vie d'une clé USB ou d'un SSD externe ? Ca pourrait être une solution simple, tout mettre dans 3 clés, une chez soi, une à la banque, une chez les enfants/parents/ailleurs. Mais il faut impérativement que ca tienne au moins 15 ans minimum. On parle la de fiches de paye, certificats de travail, feuilles d'impots etc, donc des documents importants mais représentant un faible volume.
Je ne saurai dire pour le SSD mais les clé USB ne doivent être utilisés que pour du transfert et pas pour du stockage. C'est à peu prêt aussi fiable que les disquettes 5 pouces de ma jeunesse... Autant dire très faible...

En stockage chez toi, le mieux c'est les bandes. C'est spécifique mais ca a fait ses preuves.
Tout le reste aura des défauts plus ou moins important (le pire étant les clés USB).

Après tu as les clouds divers, avec tout ce que cela peut comporter de souci sur la vie privée pour les plus gros et la viabilité à long terme pour les plus petits...
Citation :
Publié par Attel Malagate
Le meilleur reste encore d'imprimer et de conserver ses papiers importants.
Dans un coffre en banque pour limiter les risques de perte lors d'un accident (incendie, inondation etc).

Après se pose la question de la redondance de l'information ainsi que de sa disponibilité. Le double NAS distant synchronisé est effectivement une solution adaptée mais qui demande une certaine discipine pour son entretien et sa mise a jour.

A titre personnel j'ai opté pour Digiposte pour me simplifier les démarches et les manipulations (l'administration et mon taf me glisse le document dans Digiposte), il s'agit d'un coffre fort numérique "a vocation probatoire". Je n'ai pas a scanner le document, ou le glisser manuellement dans le NAS ( et deux NAS en raid 1 c'est un petit budget). Maintenant je peux comprendre l'envie de tout gérer soit même.
J'ai déja un coffre à la banque, le probleme c'est qu'il commence à être gavé ras la gueule, (j'ai eu ma première fiche de paye a 15 ans, j'en ai 47, j'ai travaillé dans 4 pays différents, etc... c'est pas forcément la configuration la plus simple) c'est pour ca que je me renseigne sur d'autres solutions, le prix demandé pour un coffre plus grand me semblant prohibitif.

La sauvegarde multiple chez moi ne pose pas de souci, j'ai de quoi, c'est la redondance géographique qui pose question.
Citation :
Publié par La Hutt Finale
J'ai déja un coffre à la banque, le probleme c'est qu'il commence à être gavé ras la gueule, (j'ai eu ma première fiche de paye a 15 ans, j'en ai 47, j'ai travaillé dans 4 pays différents, etc... c'est pas forcément la configuration la plus simple) c'est pour ca que je me renseigne sur d'autres solutions, le prix demandé pour un coffre plus grand me semblant prohibitif.

La sauvegarde multiple chez moi ne pose pas de souci, j'ai de quoi, c'est la redondance géographique qui pose question.
Deux copies distantes c'est le principal critère qui différencie la tolérance aux pannes de la réelle sauvegarde.
Je sais bien, c'est pour ca que je pose la question. Le lecteur de bandes par contre c'est vraiment pas pratique *et* ca coute un rein, c'est pas du tout orienté pour le particulier.

A contrario, même pas fiables, les clés USB coutent que dalle tu peux en acheter des brouettes vu qu'il y a pas besoin de volume important. Mais j'aimerais une solution plus élégante que coller 10 clés USB dans un coffre bancaire même si ca coute pas cher. ^^

Je suis en train de regarder les cartes mémoires la.

Dernière modification par La Hutt Finale ; 22/08/2020 à 19h15.
Plutot annuellement en fait. On est pas non plus obligés de save les fiches de paye tous les mois, celles de l'année sont en général facilement récupèrables auprès de l'entreprise, surtout si elles sont démat'. Tout le reste, impots etc sont plutot sur un rythme annuel.

Après, une carte 16Go de marque coutant moins de 10€, il y a peu de limitations financières à faire des sauvegardes mensuelles incrémentales avec si on est un vrai parano, cela dit.
Il faut ajouter le cout du lecteur, éventuellement le doubler par sécurité si la norme devient obsolète, bref tout compris doit y avoir moyen dans les 100€. Ca me parait pas une mauvaise idée et je n'y aurais pas pensé tout seul, c'est à creuser.
Et oui, stocker des cartes à des endroits différents, vu que ca prend aucune place. Corollaire, ca doit être facile à perdre, du coup il faut un endroit dédié type dans un placard ou secrétaire/bureau.

Je viens de tester le truc de la poste, c'est pas mal en effet, par contre l'interface c'est pas ca. ^^
Citation :
Publié par La Hutt Finale
Hello le labo.

Dans le temps, on avait des fiches de paye, des documents papier divers, à conserver sur de longues durées. Aujourd'hui, on nous donne quasi tout en numérique, et se pose le souci de la conservation desdits documents.
Il y a plein de solutions qui ont quasi toutes le défaut d'être soit chères, soit non pérennes, soit conçues pour des entreprises, soit nécéssitant de faire appel à un tiers (ie, tout coller dans le cloud en espèrant que ca existe encore dans 15 ans, sans avoir oublié le mdp à cause d'alzheimer)

Quel support utiliser pour ca ?
-Les bandes nécéssitent d'acheter du matériel spécifique
-Les disques durs sont proie à la défaillance mécanique
-La durée de vie du cloud est incertaine, et sa confidentialité non garantie.
-Les CDs/DVDs semblent avoir des soucis de durée de vie, et regraver à chaque nouveau doicument va vite devenir un probleme.
-Les providers ne sont pas fiables, j'ai déja eu le cas du fournisseur de fiches de payes externes qui fait faillite (à l'étranger en plus, histoire de faire plus compliqué...), DTC pour récupérer quoi que ce soit des années après)

Quelle est la durée de vie d'une clé USB ou d'un SSD externe ? Ca pourrait être une solution simple, tout mettre dans 3 clés, une chez soi, une à la banque, une chez les enfants/parents/ailleurs. Mais il faut impérativement que ca tienne au moins 15 ans minimum. On parle la de fiches de paye, certificats de travail, feuilles d'impots etc, donc des documents importants mais représentant un faible volume.
Tous les 6 mois ou tous les ans, tu refresh tes copies sur deux clés usb stockées à des endroits différents, en plus de garder une copie sur ton pc. Et tu changes les clés USB de temps en temps.

C'est ce qu'on fait pour les keepass du boulot : une copie sur le NAS, une en local sur X postes, une clé USB qui est updatée chaque semaine.
Un ou plusieurs NAS dans des locaux suffisamment sécurisé, avec du RAID pour sécuriser les données.
On ne va pas partir dans les délires, "mais si une météorite ou un raz de marrées, etc...".
Le cloud, c'est pareil, un NAS en ligne, autant avoir la même chose, mais tout à porté de main et chez soi, ça coute moins chère.
Mon NAS, quand je branche une clef USB (ou un disque) il fait une sauvegarde.
Tu peux lui demander de sauver (via le réseau) le contenu d'un ou plusieurs PC.

Si avec ça tu n'arrive pas à faire ce que tu veux, en privé comme en pro, je mange ma culotte !
Je comprend le manque de confiance qu'on peut avoir dans les services de cloud, mais tu a plus de chance de perdre des donnée stockée physiquement chez toi (vol, incendie, perte, panne...) que dans le cloud.

Si tu en veux un qui ne fera jamais faillite tu va sur Google Drive

Le stockage sécurisé a la maison c'est cool mais ça coute chère, en plus d'être moins sécure.
Je m'étais interrogé aussi sur le sujet.
Pour le coup je compte installer un nas chez moi, pour accéder à du stockage sur plusieurs périphériques de mon domicile ou à distance. En raid, pour éviter la perte de donnée si un disque lâche.
Pour la redondance géographique je pourrais en installer un second ailleurs chez ma famille, genre mon beauf ou un bon pote ayant aussi un nas, ça ne poserait pas de problème particulier.
Mais sinon un fichier chiffré sur un cloud, tout bêtement.
Globalement c'est un peu ça : on est des particuliers, perdre des documents ou des données c'est soit très chiant (mais a peu près aucun papier n'est impossible à retrouver) soit un creve cœur pour des souvenirs personnels mais rien n'est question de vie ou de mort... Alors la solution sur bande ou triple repli sur fournisseur fiable bon...

Avec un nas, et en plus une repli tierce même dans un Cloud lambda c'est déjà imho largement suffisant. Quelle est la proba de perdre ses deux disques nas et que le Cloud fasse défaut avant que tu puisses remonter les données ailleurs ?
Si j'avais l'envie de faire ça je prendrai google drive + clé USB, ça me semble largement suffisant. Il n'y a que mes mots de passe où la méthode serait différente, sur clé USB uniquement + sauvegarde cryptée sur le ssd de mon pc local.
Enfin je le répète le format des fichiers sauvegardés est important, pour un fichier PDF non PDF/A rien ne garantit que tu pourras le relire dans xx années, cela donne des fichiers un peu plus gros mais "autonomes". PDF/A c'est la norme généralement pour les institutions qui ont une obligation légale de conserver leurs documents pendant de longues périodes.
Citation :
Publié par Jet
Si j'avais l'envie de faire ça je prendrai google drive + clé USB, ça me semble largement suffisant. Il n'y a que mes mots de passe où la méthode serait différente, sur clé USB uniquement + sauvegarde cryptée sur le ssd de mon pc local.
Enfin je le répète le format des fichiers sauvegardés est important, pour un fichier PDF non PDF/A rien ne garantit que tu pourras le relire dans xx années, cela donne des fichiers un peu plus gros mais "autonomes". PDF/A c'est la norme généralement pour les institutions qui ont une obligation légale de conserver leurs documents pendant de longues périodes.
Dans 20 ans tu pourra toujours télécharger Adobe reader 9 hein ^^
Citation :
Publié par (0)Draki
Dans 20 ans tu pourra toujours télécharger Adobe reader 9 hein ^^
A condition d'avoir une connexion internet, etc... etc...etc...pour la plupart des gens effectivement le PDF/A n'est pas vraiment une problématique, là je m'adresse à quelqu'un qui paye un coffre dans une banque pour stocker ses documents.
Ce qui m'a fait prendre un coffre en premier, c'est que j'ai beaucoup déménagé dans ma vie, et que j'ai rapidement constaté que j'y perdais toujours quelque chose. ^^

La je me pose la question parce que je constate que de plus en plus les documents sont fournis en numérique et que les imprimer pour le stockage, si c'est en effet une des formes les plus safe qui existe, consomme de la place, en plus de nécéssiter une imprimante.

La plupart des solutions conseillées sur le sujet sont des trucs de geek, NAS etc ca coute cher pour le service demandé, qui est de stocker quelques gigas de documents, au pire. Pour info le zip de mes fiches de paye depuis 2011 fait 6.46mo. Les fichiers les plus lourds sont des photos de ma CNI, carte vitale, diplomes etc, a 500ko pièce.
Ca m'empeche pas d'avoir un NAS surdimensionné à la maison parce que je suis un geek mais le sujet principal c'est comment faire une sauvegarde déportée qui convienne pour un particulier, c'est pour ca que je demandais quelle était l'espérance de vie des clés USB.

Je pense que je vais tenter le coup des cartes mémoire, ca me parait durable de ce que j'en ai lu jusqu'à présent et ca coute pas cher.
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