[Pitit Flo -TMP]

Bonjour à tous,

Je gère une petite entreprise de conseil où nous sommes 3 associé(e)s uniquement.
En fonction des missions que nous gagnons, on doit régulièrement mettre à jour notre dossier de références dans lequel on indique quelle mission on fait, pour quel client, pour quel montant, quelle durée, etc.
Ce dossier nous permet ensuite de pouvoir sélectionner les missions de tel ou tel type, avec tel type de clients, qu'on joint à nos réponses quand on candidate pour une mission.
Aujourd'hui, c'est un fichier Excel, mais très mal pensé : quand on édite nos dossiers, on veut ne sélectionner que des missions particulières (qui correspondent à la mission à laquelle on candidate), et qui ont moins de 3 ans, puis ajouter ensuite d'autres missions plus vieilles ou d'autres types, etc.
Bref, à chaque fois pour éditer un truc lisible, pas trop moche, ça nous prend un temps fou.

Comme j'ai pas mal tâté de la base de données dans ma vie perso et pro (Access, PostgreSQL, MSSQL), je me suis dit que l'idéal serait de tout mettre dans une BDD, avec un formulaire pour ajouter simplement les nouvelles missions, et un formulaire permettant par clic de cases à cocher, de sortir un état des missions sélectionnées, dans l'ordre voulu, etc.

Sauf que là, deux problèmes :

• en matière de BDD, je n'ai jamais ou presque touché aux formulaires et états. À part des trucs très basiques sous Access
• il ne s'agit plus seulement de ma BDD à moi, mais d'une BDD partagée à 3 et où les 2 autres ne doivent surtout pas avoir accès à autre chose que des formulaires très friendly, parce que les BDD ne sont pas du tout leur tasse de thé.
  

On a un abo Office365 qui fait qu'on a un site d'équipe auquel on a tous accès (qu'on utilise d'ailleurs pas comme un site mais uniquement comme un dossier partagé sur nos ordis respectifs). J'avais donc pensé initialement mettre la BDD sur ce site d'équipe, avec un formulaire automatique à l'ouverture qui permet de produire un état ou de mettre à jour la BDD.

Mais je ne sais pas du tout si c'est une bonne idée, si c'est un truc stable ou foireux, un truc qui peut bugger si on est plusieurs à l'ouvrir en même temps, etc.
Si c'est foireux, avez-vous des idées/propositions ?
J'ai pensé à une BDD type mysql et un formulaire PHP, mais autant je gère pas trop mal python, autant j'ai jamais touché à mysql et je connais que dalle en PHP.

Bref, je suis un peu paumé, mais même si ça doit me faire galérer quelques heures à implémenter un truc que je n'ai pas trop l'habitude de faire, si c'est pour nous simplifier la vie ensuite, je suis preneur !

Je précise qu'à part notre sharepoint online, nous n'avons pas de serveurs physiques ou autres sur lequel mettre des choses auxquelles nous pourrions tous accéder en même temps.

Cimer !

[Erlum]

Franchement, il doit y avoir des ERP destinés aux PME qui doivent permettre de faire ce genre de trucs.

Là, le dev interne, j'y crois très moyen.

Déjà, visiblement c'est plus ton boulot, donc t'as d'autres trucs à faire de ton temps.

Ensuite, même si la BDD parait pas bien compliquée, faire un front end qui soit sympa et facile d'utilisation, ça représente aussi du boulot...

[Bjorn]

Un erp c'est aussi sortir la grosse artillerie quand même. Après oui dev un front pour ça... Beaucoup de boulot.

Mes souvenirs d'access sont un peu loin mais justement ça me paraît très adapté non ? Ça permettait de faire des bdd en clicodrome liée à des formulaires que tu peux faire en Wysiwyg. Access 365 je connais pas du tout mais le principe doit rester non ?

[Attel Malagate]

SharePoint...
Je compatis.

[Pitit Flo -TMP]

Citation :

Publié par Bjorn

Mes souvenirs d'access sont un peu loin mais justement ça me paraît très adapté non ? Ça permettait de faire des bdd en clicodrome liée à des formulaires que tu peux faire en Wysiwyg. Access 365 je connais pas du tout mais le principe doit rester non ?

Bah c'est ça, l'idée c'était de faire un truc simple en Access qui permet de faire des formulaires facilement, et de produire des états pas trop trop vilains.
Et on est 3 utilisateurs, avec une utilisation très ponctuelle. Y a pas besoin de la grosse artillerie avec logiciel dédié ou ERP.
En gros, la BDD c'est même trop en soit, un simple doc word ou Excel dans lequel on rajoute des lignes à chaque nouvelle mission suffit, mais c'est juste que c'est relou et galère pour faire des exports ciblés ensuite et mis en forme (avec la mise en avant de références en fonction des dates et du type de mission notamment, puis sur les pages suivantes d'autres regroupements, etc.).
Ça se trouve, y a des applis qui peuvent se connecter à un Excel pour faire de l'affichage conditionnel, j'en sais rien, c'est un monde un peu nouveau pour moi

[Pitit Flo -TMP]

Alors apparemment, les Power Apps peuvent permettre de faire le job, mais je n'ai pas le courage de me lancer dedans.

Après réflexion, je me suis dit que puisque j'avais déjà de la donnée en forme et que mes critères de sélection et de mise en forme n'étaient pas très compliqués, je me suis lancé dans du VBA, et j'ai une version relativement aboutie qui ne changera en rien les habitudes de mes collègues qui n'auront toujours qu'à utiliser le même fichier mais en cliquant sur quelques boutons.

Ça demandera encore un peu de temps pour bien tout peaufiner côté mise en page de la production, mais c'est sans doute la solution la moins problématique et la moins couteuse en temps !

[Attel Malagate]

De ce que je me souviens, sur SharePoint server il était tout à fait possible d'être en co édition sur les fichiers Excel.

[madlock]

Tu vas loin pour tes besoins j'ai l'impression.

Une simple base Access c'est fait exactement pour ce genre de besoin. Le VBA c'est source d'ennui à terme.

Importe tes données dans access et Split ta base en deux avec une partie front end et l'autre back end.

Dans le back end tu as ta bdd. Dans le front end Les formulaires et états. L'avantage est l'utilisation a utilisateurs multiples en simultanés

Access est très intuitif et créer un formulaire/etat n'est pas compliqué. Tu auras rapidement un résultat robuste et user friendly.

[Pitit Flo -TMP]

Citation :

Publié par Attel Malagate

De ce que je me souviens, sur SharePoint server il était tout à fait possible d'être en co édition sur les fichiers Excel.

Effectivement, ce qui m'assure qu'il n'y a pas de soucis avec le VBA, le fichier pouvant être utilisé par plusieurs personnes en même temps, ce qui n'est pas le cas sur Access. Même si en fait, le cas est peu probable.

Citation :

Publié par madlock

Tu vas loin pour tes besoins j'ai l'impression.

Une simple base Access c'est fait exactement pour ce genre de besoin. Le VBA c'est source d'ennui à terme.

Importe tes données dans access et Split ta base en deux avec une partie front end et l'autre back end.

Dans le back end tu as ta bdd. Dans le front end Les formulaires et états. L'avantage est l'utilisation a utilisateurs multiples en simultanés

Access est très intuitif et créer un formulaire/etat n'est pas compliqué. Tu auras rapidement un résultat robuste et user friendly.

C'est bien ce que j'avais imaginé au départ, mais je crois que j'ai mis moins de temps à faire 80 % du résultat en VBA qu'à faire un seul formulaire d'ajout de référence, sans même parler de créer un état conditionnel et beau.
Cela dit, ça pourrait m'être utile à terme de monter un peu en compétence sur ces outils… En tout cas pour le court terme, le VBA fait l'affaire. Peut-être qu'à plus moyen terme, si j'ai du temps, je me pencherai sur ces parties d'Access et je migrerai sur ça.
En attendant, pourquoi dis tu que le VBA est source d'ennui à terme ? D'autant qu'on parle de VBA très basique dans ce cas : balayage de cellule, copier/coller, un tout petit peu de mise en forme.

[mc salo]

Im the necrodancer

[Coquette]

Citation :

Publié par Attel Malagate

De ce que je me souviens, sur SharePoint server il était tout à fait possible d'être en co édition sur les fichiers Excel.

Ou encore plus simple, faire une petite liste SharePoint, si tu n'es pas difficile sur le formulaire à remplir, avec quelques avantages :
- tout le monde pourra modifier et accéder à chaque item (ligne) indépendamment
- avoir l'historique de chaque ligne (qui a modifié quoi quand),
- jouer avec les vues sous format tableau de la liste pour afficher ce qui te convient (tri, filtres, regroupements, sous-totaux)
- exporter ta liste sous un fichier Excel local (ne fonctionne que dans un sens, tu ne pourras avoir les maj de SP, mais pas modifier la liste SP via le fichier Excel) : ce qui te permettra par ex. de rajouter un worksheet à ce fichier excel, d'y ajouter des graphiques et d'autres tableaux croisées comme tu l'entends, pour ensuite n'avoir à ouvrir le fichier sur ton DD et à faire rafraichir les données quand tu veux consolider
- corbeille utilisateur + corbeille admin pour chaque ligne, difficile de supprimer quelque chose sans pouvoir le rattraper

Les inconvénients :
- formulaire ultra simpliste à la SP
- champs très typés (nombres, textes, liste déroulantes, etc...) : tu ne pourras pas comme dans Excel saisir N/A sur une colonne de type nombre ou currency par ex.
- SP a clairement moins de possibilité qu'Excel
- pas possible de faire des copier coller simplement pour la saisie ou la modification